E. Bedrijfsvoering

Voor medewerkers van onze gemeente is de Ambtenarenwet 2017 van toepassing. Op basis daarvan moeten we verantwoording afleggen over het gevoerde integriteitsbeleid. Er is een aparte gedragscode voor ambtenaren en bestuurders. Er waren in 2024 geen bijzonderheden. 
Eind 2023 kwam de cao tot stand die loopt van 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2025. Hieraan gaven wij in 2024 uitvoering. 
We besteedden in 2024 ook aandacht aan goed werkgeverschap. Vanwege duurzaamheid stelden we sinds begin 2024 elektrische voertuigen ter beschikking voor dienstreizen. Daarnaast besteedden we aanvullend aandacht aan arbeidsmarktcommunicatie, het inwerkprogramma van nieuwe collega’s en stelden we een nieuw actief stagebeleid op. Het medewerker onderzoek dat we eind 2024 uitvoerden, toonde een positieve ontwikkeling in de werkbeleving van onze medewerkers. Als gevolg van de positieve uitkomst, ontvingen we vanuit de organisatie die deze onderzoeken voor ons uitvoert het ‘Happy fit workplace’ certificaat. 
We keken kritisch naar de inzet van externen.  

We onderzochten de mogelijkheden om energielabel A+ te verkrijgen.

Interne beheersing - visie

We formuleerden onze visie op interne beheersing. In deze visie beschrijven we onze ambitie voor de beheersing van onze organisatie en de randvoorwaarden waarbinnen we deze ambitie willen realiseren. Deze visie brengt structuur in de activiteiten die we al deden. Een duidelijke visie geeft richting aan ons gedrag en onze cultuur. Het helpt om het bewustzijn van een kwalitatief hoogstaande interne beheersing organisatiebreed te verankeren. Dit betekent dat we niet alleen naar de harde controlemechanismen (systemen, processen enz.) kijken, maar ook aandacht geven aan de zachte controlemechanismen (cultuur en gedrag). Onze verbetercultuur is integraal onderdeel van onze visie op interne beheersing. 

Via onze bewustwordingscampagne DigiVeilig brachten wij onze medewerkers via phishingmails, een mystery guest en een telefonische phishing-actie kennis bij over mogelijke gevaren. Met de DigiVeilig werkgroep bezochten wij meerdere teams in onze organisatie om de medewerkers mee te nemen in het bewust omgaan met cybergevaren en mogelijke datalekken.  
We voerden twee interne audits uit met betrekking tot de Wet politiegegevens en zetten we verdere stappen om aan deze wetgeving te voldoen. Daarnaast voldeden we aan de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook voerden we verschillende Data Protection Impact Assessments (DPIA's) uit en sloten verwerkersovereenkomsten met onze verwerkers. 

We legden via de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) verantwoording af over informatiebeveiliging. Dit betreft het normenkader Baseline Informatiebeveiliging voor de Overheid, maar ook de Suwinet en DigiD verantwoording.  

Via onze beïnvloedbare inkoop- en aanbestedingstrajecten kochten we 37% lokaal (Zeeuws-Vlaanderen) in.

Onze inkoopresultaten in 2024 zijn:

Met ‘selectieresultaat’ geven wij aan wat de opbrengst is van een meervoudig offertetraject. Het ‘selectieresultaat' berekenen wij door het verschil te nemen tussen de gemiddelde (markt)prijs van de aanbiedingen en de prijs van de geselecteerde aanbieding.

We behandelden de volgende zaken:

Uitleg rechtmatigheidsverantwoording door college 2024

Inleiding
Vanaf het verslagjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Hiermee legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad over de naleving van de regels die belangrijk zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente.
De verantwoording onderbouwen we door uitgevoerde interne controles en daaruit volgende conclusies. Hierdoor legt het college met vertrouwen de rechtmatigheidsverantwoording af. In deze paragraaf geven we meer uitleg waar dat nodig is.

Vorm en grenswaarden
De rechtmatigheidsverantwoording zelf is een verplicht te gebruiken modelverantwoording.
De grenswaarden liggen vast in artikel 10 van de Financiële Verordening. Het gaat hier om grenzen waarboven we afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten opnemen en moeten uitleggen in de paragraaf bedrijfsvoering.
Voor 2024 gelden de volgende grenswaarden:

• Door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens: 1%      € 2.858.850
• Door de raad vastgestelde rapportagegrens:         € 100.000

Criteria: uitleg
De rechtmatigheidsverantwoording door het college gebeurt met drie criteria:

1. Begrotingscriterium. Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten en de balansposten moeten ontstaan binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s. Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen goedkeurde. Voor Terneuzen is dit op programmaniveau.
2. Voorwaardencriterium. Dit gaat over de eisen die er zijn bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze komen uit verschillende wetten en regels. Ze gaan over onderdelen als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
3. Misbruik & Oneigenlijk (M&O) gebruik criterium. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen, zijn beheersmaatregelen nodig die werken. Het gaat er bij het M&O-criterium om dat de organisatie effectieve maatregelen treft om misbruik te voorkomen of op te sporen. In 2024 keurde het college de “Visie op interne beheersing” goed. Hiermee legden we een basis om het (concept) M&O-beleid te integreren in het risicomanagement in 2025.

Uitleg controles en bevindingen
Voor de begrotingsrechtmatigheid namen wij de uitleg op de overschrijdingen op de lasten in de programma’s op in het overzicht uitleg op de baten en lasten.

Het begrotingscriterium toetsten wij op de rechtmatigheid. Uit het onderzoek naar de juiste en tijdige besluitvorming door de raad (onder-/overschrijdingen baten, onderschrijdingen lasten en overschrijdingen investeringskredieten) kwamen geen bevindingen naar voren. Uit de controle op de EU-aanbestedingsrichtlijnen bleek een bedrag van € 1.791.045 onrechtmatig te zijn. Het gaat hier om vijf crediteuren. We hadden hier Europees moeten aanbesteden. Dat blijkt uit de grootte van de besteding in de afgelopen vier jaar.

Twee van deze crediteuren gaan over inhuur derden. In 2024 deden we een nieuwe aanbesteding voor de inhuur van derden. We sloten hiervoor een overeenkomst met een broker. Wij verwachten dat onrechtmatigheden bij inhuur van derden hierdoor vanaf 2025 niet meer voorkomen.

Eén crediteur gaat over dienstverlening voor afvalbakken. Dit komt door de stijging van kosten in de lopende overeenkomst (prijsstijging o.a. door verbeteren systemen). De andere crediteur gaat over ICT-dienstverlening. Door contractverlenging ontstond een onrechtmatigheid. Voor beide crediteuren nemen we volgens het advies in de Kadernota rechtmatigheid het hele bedrag tot en met het einde van de contractduur op als onrechtmatig. In de balans nemen we de totale contractuele waarde op onder niet uit de balans blijkende verplichtingen. Hierdoor wordt de rechtmatigheidsfout geheel ten laste van 2024 gebracht.

De laatste crediteur gaat over dienstverlening in het Sociaal Domein. De nieuwe aanbesteding startten we te laat en liep vertraging op door verschillende oorzaken.

In 2024 besteedden we opnieuw aandacht aan de bewustwording bij aanbesteding door het uitvoeren van een tussentijdse spend analyse en het geven van een workshop.

Uit de overige uitgevoerde controles (waaronder M&O) kwamen geen bevindingen die financieel onrechtmatig zijn.

De uitkomsten van de controles bespreken we met de proceseigenaren. De bevindingen die leiden tot aanbevelingen nemen we op in de verbeteragenda. Zo werken wij aan de verbetering van onze interne beheersing.

In ons jaarverslag 2023 gaven wij aan wat wij met de aanbevelingen deden uit de laatste drie onderzoeken van de rekenkamercommissie Hulst en Terneuzen. Wij zien deze aanbevelingen als uitgevoerd.  

In 2024 startte de rekenkamer Terneuzen. De rekenkamer maakte een jaarplan en een werkdocument Doel, normen en regels. Dit werkdocument bevat ook het Onderzoeksprotocol en Reglement van Orde. Daarnaast stuurde de rekenkamer twee onderzoeksopzetten naar de raad: 

• Leerpunten bij de inzet van de brede welzijnsorganisaties. Opzet vergelijkend onderzoek rekenkamers Hulst, Sluis en Terneuzen 

• Opzet locatieonderzoek huisvesting onderwijs rekenkamer Terneuzen 

Het onderzoek naar de brede welzijnsorganisaties is klaar. In ons jaarverslag 2025 geven we aan wat we deden met de aanbevelingen uit dit onderzoek. Het locatieonderzoek huisvesting onderwijs loopt nog.